0 comentarii

Time management Partea 2

Lista articolelor din seria: Managementul timpului

  1. Time management – Partea 1
  2. Time management Partea 2
  3. Time management 3

Eficienta vs. eficacitate – trecand prin Pareto

O distinctie despre care se vorbeste foarte mult in cartile de management si probabil arhi-cunoscuta pentru majoritate, care aparent este minima ca nuanta, dar cruciala in strategie si management strategic, si anume :

eficienta = doing things right

eficacitate = doing the right things

De multe ori in elaborarea unei strategii se uita analiza mai clara a notiunii de eficacitate, trecandu-se direct la eforturi de obtinere a eficientei. Din pacate insa, indiferent daca faci lucrurile cum trebuie, este relativ dificil sa obtii excelenta si avantaj competitiv daca nu faci lucrurile care trebuie. Si, ca tot suntem la lucrurile care trebuie facute si strategie, as vrea sa reamintesc principiul lui Pareto, care ilustreaza foarte bine distinctia dintre cei doi termeni. Principiul lui Pareto sau regula 80/20 spune ca: “80% dintre efecte sunt generate de 20% dintre cauze”. Strategic, o reusita este sa determini prin analiza strategica acei 20% care sunt cu adevarat importanti si sa te concentrezi asupra lor.

Timpul este singura resursa care este disponibila in aceeasi cantitate pentru toata lumea, deci diferenta in rezultatele pe care le obtinem nu este data de cantitatea de timp disponibila ci de modul in care o folosim. Una din diferentele fundamentale intre oamenii de vanzari de success si restul este data de modul in care-si investesc timpul.

Odata trait timpul e pierdut definitiv; de accea trebuie sa invatam sa il folosim cu intelepciune.” (Dr. Denis Waitley)

In cele ce urmeaza sunt prezentate 20 de sugestii pentru eficientizarea timpului:

1.         Stabilese-ti un program zilnic. Programeaza-ti activitatile curente ca: intruniri, citirea corespondentei, semnarea documentelor, intalnirile, telefoanele care necesita nota ta personala, etc.

2.         Rezolva problemele care necesita capacitate intelectuala maxima in momentele cand esti in cea mai buna forma. Rezolva probleme marunte in momentul in care iti scade capacitatea de concentrare.

3.         . Fixeaza-ti termene limita pentru orice fel de problema si respecta-le !. Munca respectiva trebuie sa-ti ocupe exact timpul alocat.

4.         Nu amana chestiunile importante, chiar daca sunt neplacute! Ele iti vor bloca mintea, vor reduce creativitatea ?i capacitatea de munca. Nu vor deveni niciodata mai placute prin amanare!

5.         Lasa deoparte ceea ce nu este important! Multe din probleme au tendin?a de a se rezolva de la sine, daca sunt ignorate pentru o vreme!

6.         Analizeaza intreruperile. Ia masuri pentru evitarea sau diminuarea efectului lor!

7.         Fixeaza ore precise cand nu doresti sa fii deranjat! Tine sedin?e cu tine insuti! Cere cuiva sa-ti preia apelurile telefonice sau sa se ocupe de vizitatori. Spune colegilor intre ce ore nu poti fi interupt! Fara indoiala ca vei fi inteles. Spune-le exact cand te pot solicita din nou.

8.         Fa un singur lucru deodata! Pastreaza o viziune de ansamblu a urmatorului lucru de facut!

9.         Planifica-ti apelurile telefonice. Noteaza pe scurt ce vrei sa spui si ce vrei sa afli. Acest lucru iti va economisi timp si va duce la o comunicare mai buna!

10.       Scrie-ti toate ideile intr-un singur loc. Noteaza imediat ce ai una, altfel o vei pierde! Reciteste-le permanent ?i fa ceva ca ele sa se transforme in realitate!

11.       Cand incepi o activitate încearca sa o termini. Daca o vei frac?iona, nu vei mai lucra coerent, vei pierde imaginea de ansamblu si spiritul ei si-ti vei pierde timpul reluand-o de fiecare data.

12.       Foloseste fiecare pauza in care nu poti lucra efectiv, ca de exemplu atunci cand astepti sau calatoresti. Profita de acesti timpi morti pentru a face o planificare, a-ti lua notite, a asculta cursuri audio, etc. Incearca mental sa rezolvi alte probleme.

13.       Utilizeaza perioade de timp precise (intalniri) cu colegii pentru discutarea problemelor de rutina. Astfel vei evita intreruperile reciproce.

14.       Fii selectiv. Înva?a sa spui, NU !. Obisnuieste-te sa-ti pui intrebarea: “Sunt persoana potrivita pentru a face acest lucru?”

15.       Fa o regula din a te verifica cum folosesti timpul. De exemplu o data pe saptamana. Întreaba-te daca l-ai putea utiliza mai bine ?i cum.

16.       Evita sa-ti iei de lucru acasa daca nu esti sigur ca poti face asta! Este mai bine sa lucrezi la birou pana inchei si apoi sa te bucuri de timpul tau liber.

17.       Fa lucrurile bine. Evita perfectionismul exagerat. Acest lucru iti lasa mai mult timp pentru treburile importante.

18.       Stresul ?i oboseala nu sunt cauzate de ceea ce ai facut, ci de gandul la ceea ce n-ai facut. Planifica-ti ziua în mod realist si incearca sa duci la bun sfarsit sarcinile planificate. Acest lucru iti va crea un sentiment de implinire si te va face sa mergi acasa fara sa te simti obosit.

19.       Gandeste inainte de a actiona. Nimic nu este atat de urgent incat sa nu ai timp pentru a lua in considerare procesul decizional.

20.       . Rupe sarcinile in bucati. Utilizeaza tehnica elefantului: “Pot manca cu usurinta un elefant, daca iau o îmbucatura in fiecare zi”. Fa-ti un obicei din a face intotdeauna ceva mai mult decat programul tau zilnic. Vei fi surprins de cate poti realiza.

Motivatie!

PENTRU TINE
...avem GRATUIT doua carti in format electronic care iti arata cum sa nu mai suferi din iubire si cum sa faci bani inca din adolescenta!

Aboneaza-te si vei primi articolele prin email!

Intra in grupul celor care ne citesc zilnic!

Lasa un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *